إرسال المستندات إلى العميل

عندما تُحفظ تذاكر الحجز وتأشيراته وقسائمه، أرسل للعميل رسالة جاهزية المستندات. تحمل الرسالة رابط صفحة رحلته، ومنها ينزّل كل الملفات. بعدها علّم المستندات كمُرسلة، ليعرف فريقك أنها سُلّمت.

قبل أن تبدأ

• إرسال الرسالة يحتاج إلى صلاحية تعديل الحجوزات أو تسجيل المدفوعات أو رفع المستندات. أما تعليم المستندات كمُرسلة فيحتاج إلى صلاحية رفع المستندات وإرسالها.
• واتساب جاهز دون إعداد. أما البريد فيحتاج إلى قالب بريد لرسالة جاهزية المستندات في الإعدادات ← قوالب الرسائل.

الخطوات

1. افتح المستندات واختر الرحلة.
2. في عمود العميل، حدّد الحجز. يبرز زر إرسال عندما تكتمل مستندات الحجز (عند المرور: «كل المسافرين (…) جاهزون. أبلغ العميل.»)، وإلا تظهر ما زالت بعض المستندات ناقصة.
3. اضغط إرسال، واختر تحت رسالة جاهزية المستندات إما WhatsApp أو البريد الإلكتروني.
4. لتعليم مستند واحد كمُرسل، اضغط علامة الصح فيه واختر تعليم كمُرسل للعميل.
5. لتعليم كل المستندات المستلمة في حجز واحد، اضغط إرسال واختر تعليم مستندات هذا الحجز كمُرسلة.
6. لتعليم كل المستندات المستلمة في الجدول، اضغط تعليم … كمُرسلة أعلى الجدول.

بعد الإرسال

• تصل الرسالة إلى العميل بلغته، وفيها اسم الرحلة ورابط صفحة رحلته. تؤكد ذلك رسالة أُرسلت رسالة جاهزية المستندات إلى …، ويُسجَّل الإرسال في سجل الحجز.
• إذا لم يكن واتساب مربوطاً بخدمة إرسال، يُفتح واتساب والرسالة جاهزة: فُتح واتساب والرسالة جاهزة. اضغط إرسال هناك.
• إرسال الرسالة لا يغيّر حالة المستندات، فعلّمها كمُرسلة بنفسك (الخطوات 4 إلى 6).
• يظهر المستند المُعلَّم كمُرسل بعلامتَي صح (أُرسل للعميل)، ويظهر في صفحة رحلة العميل بحالة جاهز.
• بعد تعليم … كمُرسلة، تظهر رسالة «عُلّم … كمُرسلة (…)» ومعها زر تراجع لثوانٍ. يعيد تراجع المستندات إلى مستلم.

إذا واجهتك مشكلة

• لا يوجد قالب رسالة بريد إلكتروني باسم «المستندات جاهزة». أضفه من الإعدادات ← قوالب الرسائل.: لا توجد لدى الوكالة نسخة بريد من الرسالة. أضفها من الإعدادات ← قوالب الرسائل، أو أرسل عبر واتساب.
• لم تُرسل الرسالة: …: رفضت خدمة الإرسال الرسالة. تحقق من جوال العميل أو بريده، ومن الاتصال في الإعدادات ← الاتصالات.
• حُفظت الرسالة في السجل. الإرسال غير مفعّل لهذه القناة بعد.: القناة غير مربوطة، فحُفظت الرسالة ولم تصل إلى العميل.
• زر إرسال غير ظاهر: دورك لا يسمح بإرسال رسائل الحجز.
• زر تعليم … كمُرسلة غير ظاهر: لم يبقَ مستند مستلم لتعليمه، أو دورك لا يسمح بإدارة المستندات.