شاشة المستندات
أوراق كل مسافري الرحلة في جدول واحد مطابَق مع متطلباتها، مع الرفع والعرض والإرسال والحذف من المكان نفسه.
تعرض شاشة المستندات أوراق جميع مسافري الرحلة في جدول واحد: صف لكل مسافر، وعمود لكل مستند تطلبه الرحلة. ترى فوراً ما ينقص، وتحفظ ما يصلك، وتُبلغ العميل عندما يكتمل كل شيء. يستخدمها فريقا العمليات والمبيعات أكثر من غيرهم في الأسابيع التي تسبق المغادرة.
ما الذي تراه
اختيار الرحلة (في الأعلى)
- أقرب ثلاث رحلات على شكل أزرار. تأتي أولاً الرحلات التي لم تعد بعد، والأقرب مغادرةً أولاً، ثم الرحلات المنتهية.
- رحلات أخرى: قائمة بباقي الرحلات المنشورة أو المغلقة للبيع أو المنتهية، بالرمز والاسم وتاريخ المغادرة. لا تظهر فيها الرحلات المسودة ولا الملغاة.
- تُفتح في زيارتك التالية آخر رحلة عملت عليها.
- الحجز مع رقم الحجز: يظهر عندما تأتي من حجز (افتح في المستندات في تبويب المستندات داخل الحجز). يعرض الجدول حينها هذا الحجز وحده. اضغط x عليه لعرض الرحلة كاملة.
- فتح الرحلة: يفتح صفحة الرحلة.
- تعليم … كمُرسلة: يعلّم كل المستندات المستلمة في الجدول كمُرسلة لعملائها (راجع إرسال المستندات إلى العميل).
الجدول
- في أعلاه: «المستندات الجاهزة: … من …» والنسبة وشريط تقدّم يصبح أخضر عندما لا ينقص شيء.
- إذا لم تُحدَّد للرحلة مستندات مطلوبة، تظهر الملاحظة لم تُحدَّد مستندات مطلوبة لهذه الرحلة، لذا تظهر كل الأنواع. ويعرض الجدول كل أنواع المستندات لدى الوكالة.
- المسافر: مسافرو الحجوزات المؤكدة في الرحلة، مجمّعون حسب الحجز، ويفصل خطٌّ بين كل حجز وآخر. يظهر تحت كل اسم رقم الحجز، أو جاهز للسفر عندما تكتمل مستندات المسافر.
- عمود لكل نوع مستند، مثل جواز السفر أو التأشيرة أو التذكرة. تعرض كل خانة:
- علامة صح واحدة: مستلم؛
- علامتَي صح: أُرسل للعميل؛
- ارفع: المستند ناقص ويمكنك حفظه (عند المرور: انقر أو أفلت ملفاً هنا)؛
- ناقص: المستند ناقص ودورك لا يسمح بالرفع؛
- — (عند المرور: واحد للحجز كله): هذا النوع يُحفظ مرة واحدة للحجز، في صف أول مسافر فيه.
- العميل: في الصف الأول من كل حجز، آخر أرقام الحجز (يفتح الحجز) وزر إرسال، ويبرز الزر عندما يكون كل مسافري الحجز جاهزين.
- يعرض الجدول 40 مسافراً في كل مرة، فاضغط عرض المزيد لعرض 40 آخرين.
- عند حفظ آخر مستند ناقص في الرحلة، يُختم الجدول بعبارة جاهزون للسفر.
أسفل الجدول
- أفلت الملفات أو التقط صورة: أفلت ملفاً هنا، أو اضغطه لتختار ملفاً أو لتلتقط صورة بالهاتف («PDF أو صورة. تختار المسافر والنوع.»).
- أُضيفت مؤخراً: آخر ستة مستندات في الرحلة، مع النوع والمسافر ومنذ متى، وزر عرض.
قائمة المستند
اضغط علامة الصح لتفتح قائمته: اسم الملف (أو لا ملف مرفق) وتاريخ انتهائه، ثم عرض وتنزيل وتعليم كمُرسل للعميل واستبدال الملف وحذف. لا يظهر لك إلا ما يسمح به دورك.
ما الذي يمكنك فعله هنا
- احفظ مستنداً في خانته، أو بإفلاته، أو من نافذة حفظ مستند: رفع مستندات السفر.
- افتح ملفاً أو نزّله: اضغط علامة الصح ثم عرض (تُفتح ملفات PDF والصور في تبويب جديد) أو تنزيل.
- أبلغ العميل بجاهزية المستندات وعلّمها كمُرسلة: إرسال المستندات إلى العميل.
- احذف مستنداً حُفظ بالخطأ: حذف مستند.
- اعثر على الجوازات التي تنتهي قبل الموعد المطلوب: مراجعة الجوازات التي تنتهي قريباً.
الحالات
| الحالة | معناها | ما الذي ينقل المستند إليها |
|---|---|---|
| ناقص | الرحلة تطلب هذا المستند ولم يُحفظ. | لم يُرفع بعد، أو حُذف ملفه. |
| مستلم (علامة صح واحدة) | الملف محفوظ في النظام. | رفعته أو استبدلته، أو أرسله العميل من صفحة رحلته. |
| أُرسل للعميل (علامتا صح) | سلّمت الوكالة هذا المستند للعميل. | علّمته كمُرسل. |
| جاهز للسفر | لدى المسافر كل ما تطلبه الرحلة. | حُفظ آخر مستند ناقص للمسافر. |
إذا واجهتك مشكلة
- لا رحلات بعد: لا توجد رحلة منشورة أو مغلقة للبيع أو منتهية. انشر رحلة أولاً.
- لا مسافرين في هذه الرحلة بعد: لا يوجد في الرحلة حجز مؤكد فيه مسافرون.
- تعذّر تحميل الرحلة: اضغط حاول مجدداً.
مقالات ذات صلة
- رفع مستندات السفراحفظ صورة الجواز أو التأشيرة أو التذكرة أو القسيمة لمسافر، بالضغط على الخانة أو بإفلات الملف أو باختيار المسافر والنوع.
- إرسال المستندات إلى العميلأبلغ العميل عبر واتساب أو البريد بأن مستندات سفره جاهزة، ثم علّم المستندات كمُرسلة.
- حذف مستنداحذف مستنداً حُفظ بالخطأ مع ملفه المخزّن، لتعود خانته إلى حالة المستند الناقص.
- المستندات: أسئلة شائعةأنواع الملفات وأحجامها، وحدود التخزين، ومن يحق له الحذف، ولماذا يغيب مسافر أو نوع مستند، وما الذي يراه العميل.