الفوترة الإلكترونية: أسئلة شائعة

أي الفروع ترسل فواتير إلكترونية؟

فروع السعودية التي فُعّلت فيها الفوترة الإلكترونية (الفوترة الإلكترونية مفعلة في الإعدادات ← الفوترة الإلكترونية). يبدأ الفرع السعودي وهي متوقفة، وتتفعّل تلقائياً عندما يجهز جهاز الإنتاج للفرع. والفواتير الصادرة وهي متوقفة ليست فواتير إلكترونية: لا حالة لها لدى الهيئة ولا تُرسل لاحقاً أبداً. أما فروع الدول الأخرى فتظهر تحت الفروع الأخرى ولا ترسل شيئاً إلى الهيئة.

هل عليّ فعل شيء عند إصدار الفاتورة؟

لا. إصدار فاتورة أو إشعار دائن أو مدين في فرع سعودي فوترته الإلكترونية مفعّلة يوقّعه ويرسله إلى الهيئة تلقائياً. وتُحدَّد وسيلة الدفع التي تطلبها الهيئة من طريقة الدفع عند إنشاء الفاتورة. ولا تتدخل إلا حين تظهر الشارة الهيئة: مرفوضة أو الهيئة: لم تُرسل، أو تبقى الهيئة: بانتظار الإرسال مدة طويلة.

ما سرعة رد الهيئة؟

يُرسل المستند الضريبي (B2B) لحظة إصداره، وغالباً يصبح الهيئة: معتمدة خلال ثوانٍ. أما المستند المبسط (B2C) فيُبلَّغ عنه في الخلفية، عادةً خلال دقائق، ودائماً ضمن الـ 24 ساعة التي تسمح بها الهيئة.

هل أسلّم الفاتورة الضريبية للشركة قبل أن تعتمدها الهيئة؟

لا. قبل الاعتماد تظهر في المطبوع العبارة لم تعتمدها الهيئة بعد: لا تُسلَّم للمشتري كفاتورة ضريبية. ولا يحمل رمز استجابة سريعة. أما الفاتورة المبسطة فتسلّمها فوراً.

ماذا يحدث إذا توقفت الهيئة؟

ينتظر المستند بحالة الهيئة: بانتظار الإرسال، ويعيد النظام المحاولة وحده بفواصل تطول كل مرة (حتى 6 ساعات) لمدة يوم ونصف تقريباً. ويمكنك ضغط أرسل الآن في أي وقت. وإذا رأيت الفاتورة الإلكترونية عالقة بالانتظار، فاتبع فاتورة إلكترونية مرفوضة أو لم تُرسل أو عالقة: الحلول.

ما معنى «مقبولة مع ملاحظات»؟

قبلت الهيئة المستند لكنها نبّهت إلى أمر يحسن تصحيحه. المستند صالح (يُطبع رمز الاستجابة السريعة كالمعتاد)، وتعرض القوائم الهيئة: مقبولة مع ملاحظات. اقرأ الملاحظات في لوحة التفاصيل، وصحّح البيانات للمستندات القادمة.

كم جهازاً يحتاج الفرع؟

جهازاً واحداً عادةً. فالجهاز سلسلة واحدة متصلة من المستندات الموقّعة. ولا تضف جهازاً ثانياً إلا إذا كان الفرع يصدر مستنداته من سلاسل منفصلة.

جرّبنا ببيئة المطورين، فماذا نفعل عند التشغيل الفعلي؟

أضف جهازاً جديداً ببيئة الإنتاج، وسجّله برمز تحقق من بوابة فاتورة الفعلية. فور جاهزيته يوقّع كل مستند جديد (يوقّع جهاز الإنتاج أولاً ثم المحاكاة ثم المطورين)، ويظهر عليه يوقّع الآن، وتتفعّل الفوترة الإلكترونية للفرع تلقائياً إن كانت تنتظره. ويمكنك إلغاء جهاز التجربة بزر إلغاء عندما لا تحتاج إليه. أما المستندات التي وقّعها جهاز التجربة فتبقى مستندات تجريبية.

متى أجدّد الشهادة؟

حين تظهر على الجهاز جدّد قريباً (قبل الانتهاء بـ 30 يوماً افتراضياً)، أو حين تظهر مهمة جدّد شهادة الفوترة الإلكترونية لفرع …. احصل على رمز تحقق جديد من بوابة فاتورة («تجديد معرف الختم التشفيري») واضغط جدّد الشهادة. ويستمر العداد والسلسلة كما كانا.

هل أستطيع تنزيل ملفات الفاتورة الإلكترونية؟

نعم. اضغط شارة الهيئة على الفاتورة. ينزّل XML الموقّع المستند كما وقّعه النظام، وينزّل XML المعتمد (النسخة النظامية) النسخة التي أعادتها الهيئة لمستند ضريبي معتمد؛ احتفظ بها سجلاً نظامياً.

بأي لغة تصل رسائل الهيئة؟

بالإنجليزية أو العربية، حسب اختيارك في خيارات المستندات ← لغة رسائل الهيئة للفرع. أما رسائل الفحص الداخلي في النظام فتتبع لغة شاشتك.

يقول رد الهيئة «(clearance off)». هل هذه مشكلة؟

لا. توقف الهيئة الاعتماد أحياناً، فيُبلِّغ النظام عن المستند الضريبي بدلاً من اعتماده، ويظهر الهيئة: مبلَّغ عنها.

ما وسيلة الدفع المكتوبة في الفاتورة الإلكترونية؟

أحد الرموز التي تقبلها الهيئة، ويُختار عند إنشاء الفاتورة حسب طريقة دفع الحجز: 10 نقد، أو 30 تحويل بنكي، أو 42 دفع إلى حساب بنكي، أو 48 بطاقة، أو 1 (غير محددة). ويُكتب الشيك ورصيد العميل ونقاط الولاء وأي طريقة أخرى بالرمز 1. أما الفروع التي لا تطبق الفوترة الإلكترونية فتبقى على رموزها المعتادة (مثل 20 للشيك).

ماذا لو لم تكن في عنوان العميل دولة؟

تكتب الفاتورة الإلكترونية دولة الفرع للمشتري. أما الفاتورة الضريبية (B2B) فتحتاج إلى دولة فعلية، فلا تصدر حتى تختار الدولة في عنوان العميل.