شرح الفوترة الإلكترونية (هيئة الزكاة)

في السعودية يجب أن تكون كل فاتورة وكل إشعار دائن أو مدين فاتورةً إلكترونية: مستنداً إلكترونياً موقّعاً تستلمه هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر منصة «فاتورة». ويتولى النظام ذلك بنفسه لفروعك في السعودية كلما أصدرت مستنداً، ولا يمسّ فروع الدول الأخرى.

الاعتماد والإبلاغ

قبل اعتماد الفاتورة الضريبية لا تحمل نسختها المطبوعة رمز استجابة سريعة، وتظهر فيها العبارة لم تعتمدها الهيئة بعد: لا تُسلَّم للمشتري كفاتورة ضريبية. أما أي العملاء يحصل على أي نوع، فراجع اختر فاتورة مبسطة أو ضريبية (B2B).

الأجهزة والشهادات

تريد الهيئة أن تعرف الوحدة التي وقّعت كل مستند، لذلك يحتاج كل فرع في السعودية إلى جهاز فوترة إلكترونية واحد على الأقل بشهادة خاصة به من الهيئة. تضيف الأجهزة وتسجّلها في الإعدادات ← الفوترة الإلكترونية:

1. في بوابة فاتورة (fatoora.zatca.gov.sa) اختر «تسجيل وحدة حل/جهاز جديد» وانسخ رمز التحقق المكون من 6 أرقام. الرمز صالح لساعة واحدة.
2. اكتب الرمز واضغط اطلب: يطلب النظام من الهيئة شهادة الامتثال.
3. شغّل الفحوصات: تُوقَّع مستندات اختبار لكل نوع يصدره الجهاز وتفحصها الهيئة. يجب أن تنجح كلها.
4. احصل عليها: تصل شهادة الإنتاج ويصبح الجهاز جاهز.

ابدأ ببيئة بيئة المطورين أو بيئة المحاكاة للتجربة، أما بيئة الإنتاج فتحتاج رمزاً من بوابة فاتورة الفعلية.

للشهادات تاريخ انتهاء. وحين يقترب (30 يوماً افتراضياً)، تظهر على الجهاز جدّد قريباً، ويظهر تنبيه في لوحة التحكم، وتُنشأ مهمة عالية الأولوية جدّد شهادة الفوترة الإلكترونية لفرع …. للتجديد، احصل على رمز تحقق جديد من بوابة فاتورة بخيار «تجديد معرف الختم التشفيري»، ثم اضغط جدّد الشهادة. وإذا رفضت الهيئة بيانات اعتماد جهاز يظهر بحالة مشكلة ويتوقف عن التوقيع حتى تجدّد شهادته أو تسجّله من جديد.

متى تبدأ الفوترة الإلكترونية

يبدأ الفرع السعودي والفوترة الإلكترونية متوقفة، وتتفعّل تلقائياً عندما يكتمل تسجيل جهاز الإنتاج للفرع. ولا يفعّلها جهاز المطورين أو المحاكاة الجاهز أبداً. والفواتير الصادرة قبل ذلك ليست فواتير إلكترونية (غير مطلوبة): لا حالة لها لدى الهيئة ولا تُرسل لاحقاً أبداً. وإذا أوقف أحدهم المفتاح يبقى متوقفاً حتى يفعّله أحد من جديد. أما إذا كانت الفوترة الإلكترونية مفعّلة ولا يوجد جهاز جاهز، فتنتظر الفواتير الجديدة بحالة الهيئة: بانتظار الإرسال ثم تُرسل بالترتيب حين يجهز جهاز.

وعند جاهزية أكثر من جهاز يوقّع جهاز الإنتاج أولاً ثم المحاكاة ثم المطورين. ويبقى كل مستند مرتبطاً بالجهاز الذي وقّعه وببيئته.

العداد والسلسلة

يرقّم كل جهاز المستندات التي يوقّعها بعداد (يظهر باسم ICV)، ويربط كل مستند بالمستند الذي قبله بتجزئة. تُثبت هذه السلسلة للهيئة أن شيئاً لم يُحذف. ويبقى المستند المرفوض في مكانه من السلسلة، أما نسخته المصححة فمستند جديد بمعرف فريد جديد والعداد التالي. ولا يتغير رقم الفاتورة الذي تراه أبداً. ولهذا السبب نفسه لا تُحذف الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة ولا تُلغى أبداً، بل تصحّحها بإشعار دائن أو مدين.

رمز الاستجابة السريعة

يحمل الرمز اسم البائع، ورقمه الضريبي، وتاريخ الإصدار ووقته، والإجمالي شامل الضريبة، ومجموع الضريبة، والتوقيع الإلكتروني، فيمكن التحقق من الفاتورة بمسحه.

حين يتعذر الوصول إلى الهيئة

إذا كانت الهيئة متوقفة أو بطيئة، يبقى المستند الهيئة: بانتظار الإرسال ويعيد النظام المحاولة وحده: بعد دقيقة أولاً، ثم بفواصل أطول تصل إلى 6 ساعات، نحو 15 مرة خلال يوم ونصف. وبعدها تظهر الهيئة: لم تُرسل. وتظهر المستندات التي بقيت بالانتظار أكثر من 12 ساعة، وكل مستند مرفوض أو لم يُرسل، في تنبيه لوحة التحكم وفي شاشة الفواتير الإلكترونية.

من يفعل ماذا

• إصدار الفواتير والإشعارات الدائنة: إصدار المستندات ورؤية حالتها لدى الهيئة.
• إعداد الفواتير الإلكترونية وإرسالها (هيئة الزكاة): إعادة الإرسال، والتصحيح والإرسال كمستند جديد، وإدارة الأجهزة. ولأدوار المالك والمدير والمالية الصلاحيتان افتراضياً.