الفواتير الضريبية والإشعارات الدائنة والمدينة

الفاتورة سجل ثابت: متى صدرت لا يتغير رقمها ولا بنودها ولا مبالغها. تصحّحها بـإشعار دائن (ينقص المستحق)، وتضيف إليها بـإشعار مدين (يزيد المستحق). وتعطي هذه المستندات معاً القيمة الحقيقية للبيع، فتبقى حساباتك وإقرارك الضريبي سليمين.

المستندات الثلاثة

يتبع كل إشعار فاتورة واحدة، ويأخذ نوعها (ضريبية أو مبسطة) وبيانات البائع والمشتري فيها.

مثال

تحجز شركة النور مقعدين في باقة عمرة بمبلغ 4,600 ريال، وتحصل على الفاتورة INV-RUH-2026-00120.

• يلغي أحد المسافرين سفره، فتصدر إشعاراً دائناً بـبنود محددة عن مقعد واحد: 2,300 ريال. يعرض صف الفاتورة الآن المتبقي 2,300.00.
• يضيف المسافر الآخر ليلة في المدينة المنورة، فتصدر إشعاراً مديناً بـ 450 ريالاً. يصبح المبلغ المفتوح 2,750.
• ولو أُلغيت الرحلة كلها، لأصدرت إشعاراً دائناً بكل المتبقي، فيعرض صف الفاتورة صدر له إشعار دائن بكامل القيمة.

وتبقى الفاتورة INV-RUH-2026-00120 نفسها بمبلغ 4,600 في كل إعادة طباعة.

معنى المبلغ المفتوح

المبلغ المفتوح على الفاتورة هو إجماليها، زائد إشعاراتها المدينة، ناقص إشعاراتها الدائنة. وما دام فيها مبلغ مفتوح:

• يمكنك إصدار إشعارات دائنة حتى هذا المبلغ، وإشعارات مدينة بأي مبلغ؛
• لا يأخذ الحجز فاتورة ثانية: لهذا الحجز فاتورة بالفعل. أصدر إشعاراً دائناً أولاً لتغييرها.

وحين تغطي الإشعارات الدائنة كل شيء، يعرض الصف صدر له إشعار دائن بكامل القيمة، ويعود زر إصدار فاتورة متاحاً، مثلاً لإصدار فاتورة الحجز ببيانات مصححة.

الترقيم

• لكل نوع سلسلته، مثل INV-2026-00042 وCN-2026-00007 وDN-2026-00003. وتُعطى الأرقام بالترتيب لحظة الإصدار، فلا فجوات ولا تكرار.
• تضع فروع السعودية، والفروع المضبوطة على ترقيم مستقل، رمزَ الفرع في الرقم، مثل INV-RUH-2026-00001.
• تُضبط الصيغة في الإعدادات ← الترقيم. وسلاسل الفواتير مقفلة: رقمها التالي لا يتحرك إلا للأمام (أرقام الفواتير تتقدم فقط).

المستندات الملغاة

لا تُلغى الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة ولا تُحذف من أي شاشة، ولا يوجد زر للإلغاء. فالنظام الضريبي وهيئة الزكاة يشترطان بقاء كل مستند في التسلسل (وفي السعودية في سلسلة التجزئة أيضاً). ولتصحيح مستند أصدر إشعاراً دائناً أو مديناً.

أما حالة «ملغى» فلا يضعها إلا النظام: عند تصحيح الدعم للبيانات، أو للسجلات المستوردة. ويُطبع على المستند الملغى هذا المستند ملغى، ويُستبعد من المبالغ المفتوحة ومن التصدير المحاسبي وتقرير الضريبة، ولا يُصدر عليه أي إشعار (هذه الفاتورة ملغاة).

الفواتير والمال

الفواتير والمدفوعات منفصلة. إصدار الفاتورة لا يسجّل دفعة، والإشعار الدائن لا يردّ مالاً. سجّل الدفعات والاستردادات في الحجز كالمعتاد.