صحّح فاتورة إلكترونية فشلت أو رُفضت وأعد إرسالها

استخدم هذه الخطوات حين تظهر على فاتورة أو إشعار دائن أو مدين الشارة الهيئة: بانتظار الإرسال أو الهيئة: لم تُرسل أو الهيئة: مرفوضة. ويتوقف ما تفعله على الحالة: المستند الذي لم يصل إلى الهيئة يُرسل كما هو، والمستند الذي فيه بيانات خاطئة يُصحَّح ويُرسل كمستند جديد.

قبل أن تبدأ

• تحتاج صلاحية إعداد الفواتير الإلكترونية وإرسالها (هيئة الزكاة).
• افتح المستند: من تنبيه لوحة التحكم، أو من شاشة الفواتير الإلكترونية (هيئة الزكاة)، أو من تبويب المدفوعات في الحجز.

الخطوات إذا لم يصل المستند إلى الهيئة (بانتظار الإرسال أو لم تُرسل)

1. افتح الفواتير الإلكترونية (هيئة الزكاة) واختر تبويب لم تُرسل أو مرفوضة أو تبويب بالانتظار.
2. اقرأ عمود المشكلة. فمثلاً ردت الهيئة بالرمز 503 أو ZATCA could not be reached تعني أن الهيئة لم تكن متاحة، وبانتظار جهاز مسجل تعني أن الفوترة الإلكترونية للفرع مفعّلة لكن ليس لديه جهاز جاهز بعد.
3. اضغط أرسل الآن في الصف، أو اضغط الشارة ثم أرسل مجدداً الآن.
4. تظهر رسالة فيها الرقم والحالة الجديدة بالكلمات، مثل INV-1024: معتمدة. وحين تصبح الشارة الهيئة: معتمدة أو الهيئة: مبلَّغ عنها أو الهيئة: مقبولة مع ملاحظات فقد انتهيت.

الخطوات إذا رفضت الهيئة المستند أو لم يجتز الفحص

1. اضغط الشارة الهيئة: مرفوضة أو الهيئة: لم تُرسل لتفتح لوحة الفاتورة الإلكترونية (هيئة الزكاة).
2. اقرأ كل رسالة ورمزها، مثل BR-KSA-10 أو BR-KSA-81. وتجد معنى كل رمز في رموز التحقق والرفض في هيئة الزكاة.
3. صحّح البيانات في مكانها: بيانات البائع للفرع في الإعدادات ← الفروع، أو الرقم الضريبي للمشتري وعنوانه في ملف العميل (تعديل)، أو القاعدة الضريبية في الإعدادات ← الضرائب.
4. عُد إلى اللوحة واضغط صحّح وأرسل كمستند جديد.
5. يأخذ النظام بيانات الفرع والعميل الحالية، ويوقّع مستنداً جديداً بمعرف فريد جديد والعداد التالي، ثم يرسله. يُعتمد المستند الضريبي (B2B) فوراً، ويُوضع المستند المبسط في قائمة الإبلاغ.

بعد الإرسال

• تعرض الشارة في الحجز وفي الفواتير الإلكترونية (هيئة الزكاة) الحالة الجديدة.
• يسجّل سجل التدقيق في الوكالة ما فعلته، مثل أُرسلت الفاتورة الإلكترونية … إلى الهيئة: ….
• ويعرض السجل الزمني للحجز سطراً باسمك (الإرسال إلى الهيئة أو إعادة الإنشاء)، ثم نتيجة الهيئة، مثل اعتماد الهيئة للفاتورة الإلكترونية INV-1024.
• إذا كان الخطأ في المبالغ أو البنود نفسها، فالتصحيح لا يكفي: أصدر إشعاراً دائناً للفاتورة ثم فاتورة جديدة.

إذا واجهتك مشكلة

• قبلت الهيئة هذا المستند مسبقاً: المستند معتمد أو مبلَّغ عنه. لا شيء عليك.
• رفضت الهيئة هذا المستند: صحح البيانات وأعد إنشاءه كمستند جديد: ضغطت الإرسال على مستند مرفوض. صحّح البيانات واضغط صحّح وأرسل كمستند جديد.
• لا يوجد جهاز فوترة إلكترونية مسجل لهذا الفرع بعد: سجّل جهازاً في الإعدادات ← الفوترة الإلكترونية، فتُرسل المستندات المنتظرة بالترتيب وحدها.
• المستند لا يجتاز الفحص المحلي: البيانات ما زالت خاطئة. اقرأ الرسائل من جديد وصحّحها.
• يمكن إعادة إنشاء الفواتير الإلكترونية المرفوضة أو المتعثرة فقط أو لا يوجد ما يُعاد إنشاؤه: استخدم أرسل الآن بدلاً من ذلك.
• رفضت الهيئة بيانات اعتماد الجهاز (401) (أو 403): لم تعد الهيئة تقبل شهادة الجهاز، ويظهر الجهاز بحالة مشكلة. في الإعدادات ← الفوترة الإلكترونية اضغط جدّد الشهادة أو سجّله من جديد، ثم اضغط أرسل مجدداً الآن.