تغيير ترقيم المستندات

غيّر الترقيم إذا أردت بادئة خاصة بك (مثل BK للحجوزات)، أو أردت أن تكمل من أرقام نظامك القديم، أو أن يرقّم كل فرع مستنداته بنفسه.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى صلاحية تغيير الإعدادات.
• حدّد الشكل الجديد أولاً. تجد كل الرموز مع أمثلة في رموز الترقيم وأشكاله وقواعده.
• تحتفظ المستندات الصادرة بأرقامها، ولا يُطبَّق الشكل الجديد إلا على المستندات القادمة.

الخطوات

1. افتح الإعدادات ← الترقيم.
2. ابحث عن بطاقة المستند الذي تريد تغييره، مثل الحجوزات أو الفواتير الضريبية. إذا كان للوكالة عدة فروع، تجد بطاقات الوكالة تحت سلسلة الوكالة وبطاقات كل فرع تحت اسمه.
3. اكتب البادئة الجديدة (حتى 10 أحرف، وتتحول إلى أحرف كبيرة).
4. حدّد عدد خانات الرقم (من 1 إلى 10).
5. عدّل النمط، أو اضغط أزرار الرموز {PREFIX} و{BRANCH} و{YYYY} و{YY} و{SEQ} لإضافتها في آخره. يجب أن يحتوي النمط على {SEQ}.
6. لتكمل من نظام قديم، اكتب الرقم الذي تبدأ منه في الرقم المتسلسل التالي. فإذا كانت آخر فاتورة لديك 1250، اكتب 1251.
7. اختر البدء من 1 كل سنة: فعّله ليعود العد في الأول من يناير كل سنة، أو أوقفه ليستمر العد. البدء من جديد يحتاج إلى {YYYY} أو {YY} في النمط.
8. راجع الرقم التالي أعلى البطاقة، فهو يعرض بالضبط ما سيحمله المستند القادم.
9. اضغط حفظ، فتظهر رسالة حُفظ الترقيم. أو اضغط تراجع لإعادة البطاقة كما كانت.

ليرقّم كل فرع مستنداته بنفسه

1. إذا كان للوكالة فرعان أو أكثر، فعّل لكل فرع ترقيم مستقل لمستنداته أعلى الشاشة، ويُحفظ التغيير فوراً.
2. تحت كل فرع، اضغط إعدادها الآن لإنشاء سلسلته الآن، أو اتركها لتُنشأ من سلسلة الوكالة مع أول مستند. تظهر رسالة أصبح ترقيم الفرع جاهزاً.
3. عدّل بطاقات الفرع كما تعدّل بطاقات الوكالة، مع إبقاء {BRANCH} في نمط الفرع.

بعد الحفظ

• يحمل الحجز أو عرض السعر أو الفاتورة أو الإشعار أو الإيصال أو العميل المحتمل القادم في هذه السلسلة الرقم الظاهر في الرقم التالي.
• تحتفظ المستندات الصادرة بأرقامها، ولا يُعاد ترقيم أي شيء.
• الفواتير الضريبية والإشعارات الدائنة والإشعارات المدينة للأمام فقط: يمكن رفع رقمها التالي ولا يمكن خفضه.

إذا واجهتك مشكلة

• زر حفظ غير متاح: البادئة فارغة، أو النمط بلا {SEQ}، أو البدء من جديد كل سنة بلا رمز السنة، أو رقم الفاتورة التالي أقل من الحالي.
• يجب أن يحتوي النمط على {SEQ}: أضف {SEQ} إلى النمط.
• أضف {YYYY} أو {YY}، أو أوقف البدء من جديد كل سنة: أضف رمز السنة أو أوقف البدء من 1 كل سنة.
• لا يمكن النزول عن … أو أرقام الفواتير تتقدم فقط: اكتب رقماً يساوي الرقم الظاهر أو يزيد عليه.
• سلسلة الفرع تحتاج إلى {BRANCH} في النمط: أعد {BRANCH} إلى نمط الفرع.
• … مستخدم بالفعل. اختر رقماً أعلى أو غيّر البادئة.: يحمل مستند سابق هذا الرقم. اكتب رقماً متسلسلاً تالياً أعلى أو غيّر البادئة.