الترقيم

تحدد هذه الشاشة الرقم الذي يحمله كل مستند جديد: الحجوزات، وعروض الأسعار، والفواتير الضريبية، والإشعارات الدائنة والمدينة، وإيصالات الدفع، والعملاء المحتملون. افتحها من الإعدادات ← الترقيم، وتحتاج إلى صلاحية تغيير الإعدادات.

تلخّص الملاحظة في أعلى الشاشة القاعدة: لكل نوع من المستندات رقمه المتسلسل، ويمكنك تغيير البادئة أو النمط متى شئت، ولا تتغير الأرقام التي أُعطيت سابقاً.

ما الذي تراه

لكل فرع ترقيم مستقل لمستنداته

يظهر هذا المفتاح فقط إذا كان للوكالة فرعان أو أكثر. عند تفعيله يحصل كل فرع على سلسلة خاصة لكل نوع مستند، ويدخل رمز الفرع في الرقم (الرمز {BRANCH})، فلا يتكرر الرقم بين فرعين. أما الفروع التي تستخدم الفوترة الإلكترونية (السعودية) فلها ترقيم مستقل دائماً أياً كان وضع هذا المفتاح. ويمكن أيضاً أن يستقل فرع واحد بترقيمه من خيار ترقيم مستقل للمستندات في الفروع.

سلسلة الوكالة

بطاقة لكل نوع مستند بهذا الترتيب. إذا كان للوكالة فرعان أو أكثر، تظهر البطاقات تحت عنوان سلسلة الوكالة.

بطاقة الترقيم

• الرقم التالي: الرقم الذي سيحمله المستند القادم، ويُبنى من الحقول أدناه أثناء الكتابة.
• للأمام فقط (وسم القفل): يظهر على الفواتير الضريبية والإشعارات الدائنة والإشعارات المدينة. رقمها التالي يزيد فقط، وتعرض البطاقة لا تعود أرقام الفواتير للخلف، فلا يتكرر أي رقم.
• البادئة: حتى 10 أحرف، وتتحول إلى أحرف كبيرة. تحل محل {PREFIX} في النمط، ولا يمكن تركها فارغة.
• عدد خانات الرقم: من 1 إلى 10. يُكمَّل الرقم المتسلسل بأصفار من اليسار حتى هذا الطول (5 خانات: 00042).
• النمط: ترتيب أجزاء الرقم، ويجب أن يحتوي على {SEQ}. أسفله أزرار الرموز {PREFIX} و{BRANCH} و{YYYY} و{YY} و{SEQ} (اضغط للإضافة)، وكل زر يضيف رمزه في آخر النمط مسبوقاً بشرطة.
• الرقم المتسلسل التالي: الرقم المتسلسل الذي يأخذه المستند القادم. في البطاقات التي تتقدم للأمام فقط يظهر التلميح يمكن زيادته فقط.
• البدء من 1 كل سنة: عند تفعيله يعود الرقم المتسلسل إلى 1 مع أول مستند في السنة الجديدة (يعود إلى 1 في الأول من يناير). وعند إيقافه يستمر العد (يستمر العد).

عندما تغيّر شيئاً في بطاقة يظهر فيها زرا تراجع وحفظ. لكل الرموز مع أمثلة راجع رموز الترقيم وأشكاله وقواعده.

سلسلة الفرع

تحت بطاقات الوكالة، يظهر لكل فرع مستقل بترقيمه قسم خاص: اسم الفرع ورمزه المختصر، ثم بطاقاته (العملاء المحتملون ترقّمهم الوكالة دائماً، لا الفروع).

• إذا لم تكن للفرع سلسلة بعد، يظهر تُنشأ السلسلة من سلسلة الوكالة عند أول مستند. اضغط إعدادها الآن لإنشائها فوراً وتعديلها قبل أول مستند.
• غير مستخدمة: للفرع سلسلة سابقة، لكنه لا يستقل بترقيمه الآن، فتأخذ مستنداته أرقامها من سلسلة الوكالة.

ما الذي يمكنك فعله هنا

• تغيير البادئة أو عدد الخانات أو النمط أو الرقم التالي أو البدء من جديد كل سنة: تغيير ترقيم المستندات.
• تشغيل لكل فرع ترقيم مستقل لمستنداته أو إيقافه، ويسري التغيير على المستندات القادمة فقط.
• الضغط على إعدادها الآن في فرع لإنشاء سلسلته من سلسلة الوكالة، فتظهر رسالة أصبح ترقيم الفرع جاهزاً.

إذا واجهتك مشكلة

• يجب أن يحتوي النمط على {SEQ}: أضف {SEQ} إلى النمط.
• أضف {YYYY} أو {YY}، أو أوقف البدء من جديد كل سنة: الرقم الذي يبدأ من جديد كل سنة يحتاج إلى السنة، وإلا تكررت الأرقام. أضف رمز السنة أو أوقف البدء من جديد.
• لا يمكن النزول عن …: في بطاقة تتقدم للأمام فقط، الرقم التالي أقل من الحالي. اكتب رقماً أعلى.
• سلسلة الفرع تحتاج إلى {BRANCH} في النمط: أعد {BRANCH} إلى نمط بطاقة الفرع.
• … مستخدم بالفعل. اختر رقماً أعلى أو غيّر البادئة.: يحمل مستند سابق الرقم الذي سيأخذه المستند القادم. ارفع الرقم المتسلسل التالي أو غيّر البادئة.