الإعدادات
كل ما تضبطه الوكالة: الملف والقوائم والضرائب والعملات والدفع والبوابة وغيرها.
الشاشات
- شاشة الإعداداتالمكان الذي تضبط فيه الوكالة كل شيء بنفسها: مجموعات الأقسام الأربع، ومربع البحث عن أي إعداد، وطريقة حفظ التغييرات.
- الوكالة والهويةاسم وكالتك ودولتها ومنطقتها الزمنية وعملتها الرئيسية ولغتها ورقمها الضريبي وبيانات التواصل ولون الهوية والشعار، مع معاينة مباشرة.
- التفضيلاتقواعد العمل في وكالتك: احتساب المقاعد والعربون والغرف والحجز المؤقت وصلاحية العروض وصفحة رحلة العميل والإيصالات والقسائم.
- الاتصالاتاربط واتساب والبريد الإلكتروني والرسائل النصية والدفع الإلكتروني وتخزين الملفات، وجرّب كل اتصال، وخصّص للفروع حسابات دفع.
- القوائمالخيارات التي يختار منها فريقك في القوائم واللوحات، مثل مصادر العملاء ومراحلهم وأنواع الغرف وأنواع المستندات، وأين يُستخدم كل منها.
- قوالب الرسائلكلمات كل رسالة تصل للعملاء والزملاء، لكل قناة ولغة، مع تعبئة تفاصيل الحجز تلقائياً ومعاينة مباشرة.
- قوائم مهام الرحلاتقوائم تُنسخ إلى كل رحلة جديدة من نوع معين، فتحصل كل رحلة على مهامها بتواريخ استحقاق محسوبة من موعد المغادرة.
- بوابة العملاء والولاءفعّل تطبيق العملاء، واختر الرحلات التي يحجزونها منه، واضبط نقاط الولاء ورصيد العملاء والردود السريعة في صندوق الرسائل.
- الترقيمالأرقام المتسلسلة التي تحملها الحجوزات وعروض الأسعار والفواتير والإشعارات والإيصالات والعملاء المحتملون، للوكالة ولكل فرع.
- الضرائبقواعدك الضريبية لكل دولة، والقاعدة الافتراضية لكل دولة، والأسباب المطبوعة في الفواتير، ومن يحصل على فاتورة ضريبية.
- العملات وأسعار الصرفالعملات التي تعمل بها وكالتك، وأسعار صرفها مع سجلها الكامل، ومصدر الأسعار، والعملة التي تُفتح بها التقارير.
- المحاسبةاربط كل نوع من المبالغ بحساب في برنامجك المحاسبي، للوكالة ولكل فرع، ليُستورد دفتر اليومية المصدَّر دون أخطاء.
- الفروعمكاتبك: يعمل كل فرع بعملة دولته وضريبتها وفوترتها الإلكترونية، ويطبع بيانات البائع الخاصة به على فواتيره.
- طرق الدفعحدّد كيف يدفع لك العملاء: نقداً أو بتحويل بنكي إلى حسابك برقم الآيبان أو بشيك أو بجهاز البطاقات أو إلكترونياً، وأين تُتاح كل طريقة وما يراه العملاء.
- الفوترة الإلكترونية (هيئة الزكاة)اطّلع على حالة الفوترة الإلكترونية لكل فرع سعودي، وسجّل أجهزته لدى هيئة الزكاة وجدّد شهاداتها، واضبط خيارات المستندات، وتابع الفواتير المتعثرة.
- أمان تسجيل الدخولحدّد من يجب عليه استخدام الدخول بخطوتين في وكالتك، وتابع من هو محمي، واشترطه لشخص بعينه أو أعد ضبطه.
- دخول الدعم الفنياسمح لفريق دعم المنصة بالاطلاع على حسابك لمدة محددة، واعرف إن كان الدخول مفتوحاً، وأجب عن طلباتهم.
- البيانات والسجلاتنزّل كل بيانات وكالتك، وراجع كل رسالة أرسلها النظام، واعرف من غيّر ماذا ومتى.
خطوات العمل
- اضبط لون هويتك وشعاركاختر لون الأزرار وملفات PDF وصفحات العملاء، وارفع الشعار الذي يُطبع في الفواتير ويظهر في صفحة رحلة العميل.
- اربط بريدك الإلكتروني (SMTP)أرسل الدعوات وإعادة تعيين كلمات المرور والعروض والتأكيدات من عنوان بريدك أنت عبر بيانات SMTP لخادم بريدك.
- اربط الرسائل النصيةأرسل رموز صفحة الرحلة والتذكيرات القصيرة برسائل نصية عبر Twilio أو أي بوابة رسائل تقبل عنوان ويب.
- اربط واتساباختر طريقة خروج رسائل واتساب: تُفتح على هاتفك عبر «انقر للمحادثة»، أو تُرسل تلقائياً عبر منصة واتساب للأعمال أو Twilio.
- اربط بوابة دفعاستقبل مدفوعات البطاقات وApple Pay وBenefitPay وKNET ومدى في حساب التاجر الخاص بك: اربط في وضع الاختبار، وجرّب دفعة، ثم انتقل إلى الفعلي.
- خصّص لفرع حساب دفع خاصاً بهاجعل فرعاً يحصّل المدفوعات الإلكترونية في حساب بوابته الخاص وبعملته، مثل فرع البحرين على بنفت وفرع السعودية على Tap.
- إضافة عناصر إلى قائمة أو تعديلهاأضف مصدر عملاء أو نوع غرفة أو مدينة أو أي عنصر آخر، وأعد تسميته، وغيّر لونه أو ترتيبه، أو أخفه أو احذفه.
- تغيير كلمات رسالةعدّل قالب رسالة، وأضف إليه تفاصيل الحجز، وراجعه في المعاينة بحجز حقيقي، وأضفه لقناة أو لغة أخرى.
- تغيير ترقيم المستنداتغيّر البادئة أو عدد الخانات أو النمط أو الرقم التالي أو البدء من جديد كل سنة لسلسلة مستندات، للوكالة أو لفرع واحد.
- إضافة قاعدة ضريبيةأضف قاعدة ضريبية لدولة بالنسبة الأساسية أو بنسبة صفر أو معفاة أو خارج النطاق، مع السبب المطبوع في الفواتير.
- إضافة عملة وأسعار صرفهاأضف عملة، وأدخل سعراً جديداً يسري من اليوم أو من يوم قادم، واستورد أسعاراً كثيرة من ملف، أو انسخ أسعار اليوم من مصدرك.
- إضافة فرعأضف مكتباً بدولته وعملته وقاعدته الضريبية وبيانات البائع المطبوعة على فواتيره.
- إعداد الفوترة الإلكترونية لفرع (هيئة الزكاة)من بيانات البائع للفرع السعودي إلى تسجيل جهاز برمز التحقق من بوابة فاتورة، ثم أول فاتورة معتمدة أو مبلَّغ عنها.
- اشترط الدخول بخطوتين على فريقكألزم الجميع أو أدواراً محددة باستخدام الدخول بخطوتين، واعرف ما سيُطلب من زملائك بعد ذلك.
- امنح دخول الدعم الفني أو ألغِهافتح حسابك لفريق دعم المنصة بضع ساعات أو أيام، أو مدّد المدة، أو أوقفها مبكراً، أو أجب عن طلبهم.
- صدّر بياناتك واقرأ سجل التدقيقنزّل نسخة كاملة من بيانات وكالتك، واعرف من غيّر شيئاً ومتى، وتحقق من الرسائل التي أُرسلت.
مفاهيم
أسئلة ومشكلات
- رسائل البريد الإلكتروني لا تصللماذا لا تصل الدعوات أو العروض أو رسائل الحجز بالبريد، والفحوص التي تجريها بالترتيب من اتصال البريد حتى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.
- لم تصل رسالة واتساب أو الرسالة النصية إلى العميللماذا لم يصل التأكيد أو الإيصال أو التذكير أو رمز صفحة الرحلة إلى العميل، وكيف تقرأ سجل الرسائل، وما الذي تصلحه أولاً.
- لماذا لا أستطيع تغيير العملة الرئيسية؟تُقفل العملة الرئيسية بعد تسجيل أي مبالغ أو سجل لأسعار الصرف. متى يمكن تغييرها، وماذا يحدث عندها، وما البديل.
- تعثّر تسجيل الجهاز لدى الهيئة أو رُفض رمز التحققلماذا لا يُسجَّل جهاز لدى هيئة الزكاة أو لا تتجدد شهادته، وكل رسالة قد تظهر لك، وطريقة الحل خطوة بخطوة.
- أسئلة عن الإعداداتإجابات قصيرة عن الإعدادات: من يغيّرها، والأقسام الناقصة، والحفظ، والبحث عن إعداد، وأثرها على السجلات الحالية، واللغة، وتصدير البيانات.
مراجع
موسمك القادم يستحق نظاماً أفضل
جهّز وكالتك في ساعات، وسيشكرك فريقك قبل نهاية الأسبوع.