يومك الأول: ما الذي تعدّه وبأي ترتيب
الترتيب الذي يجعل الوكالة الجديدة تبيع بأسرع وقت، من بيانات الوكالة والاتصالات حتى أول رحلة وحجز ودفعة.
تستطيع البيع من اليوم الأول. ابدأ بما يراه العملاء (اسمك وشعارك ورسائلك)، ثم ما يحتاجه فريقك للعمل، ثم أنشئ رحلة حقيقية واحدة وحجزاً حقيقياً واحداً. تستغرق كل خطوة أدناه دقائق قليلة، ويمكنك تغييرها كلها لاحقاً.
1. من أنت (10 دقائق)
شغّل معالج الإعداد، أو افتح الإعدادات ← الوكالة والهوية:
- اسم الوكالة بالإنجليزية والعربية، والدولة، والعملة الرئيسية، والمنطقة الزمنية، والرقم الضريبي؛
- شعارك ولون هويتك ولغتك الافتراضية.
تظهر هذه البيانات في الفواتير وعروض الأسعار ورسائل البريد وصفحة رحلة العميل. راجع أكمل إعداد وكالتك.
2. كيف تصل إلى عملائك (15 دقيقة)
افتح الإعدادات ← الاتصالات واربط ما تستخدمه أصلاً:
- واتساب: التأكيدات وعروض الأسعار والإيصالات والتذكيرات. أبسط طريقة لا تحتاج إلى تعبئة شيء: تُفتح كل رسالة في واتساب لتضغط إرسال.
- البريد الإلكتروني: دعوات فريقك والإيصالات والفواتير.
- الرسائل النصية إن كنت تستخدمها: رموز صفحة الرحلة والتذكيرات القصيرة.
- الدفع الإلكتروني: بوابة الدفع الخاصة بك، ليدفع العملاء العربون أو المتبقي بالبطاقة عبر رابط. ابدأ بوضع الاختبار ثم انتقل إلى الوضع الفعلي.
- تخزين الملفات: مكان حفظ الجوازات والتذاكر والملفات الأخرى.
لكل منها: اختر المزوّد، واملأ البيانات، واضغط احفظ، ثم جرّبه. يظهر متصل عندما يعمل الاتصال.
3. قوائمك وأرقامك (15 دقيقة)
راجع القيم الافتراضية في الإعدادات وغيّر فقط ما يختلف عن طريقة عملك:
- القوائم: مصادر العملاء المحتملين، ومراحلهم، وأسباب خسارتهم، وفئات العملاء، وأنواع الغرف.
- طرق الدفع: النقد وجهاز البطاقات والتحويل البنكي وغيرها مما تقبله فروعك.
- الضرائب والعملات: قاعدة ضريبة القيمة المضافة في دولتك، والعملات التي تبيع بها.
- الترقيم: شكل أرقام الحجوزات والفواتير والإيصالات.
- قوالب الرسائل: نص الرسائل التي تصل إلى العملاء.
4. فريقك (5 دقائق)
ادعُ زملاءك من الفريق والأدوار، وامنح كلاً منهم دوراً: المالك أو المدير أو المبيعات أو العمليات أو المالية أو مطّلع. يحدد الدور ما يراه الشخص، مثل من يرى تكاليف الموردين والأرباح.
5. عملاؤك (5 دقائق)
استورد قائمة العملاء التي تحفظها اليوم في إكسل: العملاء ← استيراد من إكسل. يُدمج المكرر بالجوال أو البريد. راجع استيراد العملاء من إكسل.
6. أول رحلة وأول حجز
- أضف فنادقك وتعاقد على الغرف إن كانت رحلاتك تشملها (الفنادق والغرف).
- أنشئ رحلة أو باقة حقيقية بتواريخها ومقاعدها وسعرها، وانشرها (الرحلات والباقات).
- أنشئ أول حجز: إنشاء حجز.
- سجّل أول دفعة: تسجيل دفعة.
نصيحة
نفّذ أول حجز وزميلك في دور العميل، برقم جوالك أنت. سترى بالضبط ما يصل إلى عملائك عبر واتساب، ويمكنك إلغاء الحجز بعد ذلك.
ما يمكن تأجيله
التقارير، وتصدير المحاسبة، والفوترة الإلكترونية (لفروع السعودية فقط، بعد تسجيل الفرع لدى هيئة الزكاة)، وحساب العميل ونقاط الولاء، والعروض ورموز الخصم. لا تحتاج إلى أي منها لتأخذ أول حجز.
مقالات ذات صلة
- أكمل إعداد وكالتكأنجز خطوات الإعداد الخمس: بيانات الوكالة والهوية واستيراد العملاء ودعوة الفريق وأول رحلة، في نحو عشر دقائق.
- معالج الإعدادخطوات الإعداد الخمس للوكالة الجديدة: الوكالة والهوية والاستيراد والفريق وجاهز، وكل حقل وزر في كل خطوة.
- إنشاء حجزاحجز لعميل على رحلة منشورة في ثلاث خطوات، واستلم العربون وأرسل التأكيد، في دقيقة تقريباً.
- تسجيل دفعةسجّل دفعة دفعها العميل نقداً أو بجهاز البطاقات أو بتحويل بنكي، وأرسل له الإيصال.
- كيف ينتظم التطبيقالغرض من كل شاشة، وكيف يصبح العميل المحتمل عرض سعر ثم حجزاً ودفعات وفاتورة، والأنماط المشتركة بين كل الشاشات.